من نحن

شركة Intellvate Ltd («Intellvate» أو «نحن») شركة استشارات في الذكاء الاصطناعي مقرّها نوتنغهام في المملكة المتحدة، ومسجّلة في إنجلترا وويلز برقم الشركة 17464871. نحن الجهة المسؤولة عن البيانات الشخصية الموضّحة في هذه السياسة، أي أننا نحدّد كيف تُستخدم ولماذا.

تشمل هذه السياسة موقع intellvate.com وصفحة الروابط، والرسائل التي ترسلها إلينا عبر البريد الإلكتروني أو واتساب أو وسائل التواصل الاجتماعي. لأي استفسار يخص بياناتك، راسلنا على info@intellvate.com.

ما الذي نجمعه ولماذا

لا نجمع إلا ما نحتاج إليه للأغراض الموضّحة أدناه.

تسري المدد الواردة في الجدول على الرسائل والسجلات التي نحتفظ بها بأنفسنا. أما سجلات التشغيل التي تحتفظ بها أدوات الأتمتة لدينا والنسخ الاحتياطية فتخضع لإعداداتها الخاصة وقد تختلف. وسنذكر تلك المدد هنا بعد التأكد منها.

يعمل «مخطط الحلول» داخل متصفحك. تبقى إجاباتك على جهازك ما لم تختر استخدامها في طلب استشارة.

عندما نبني أداة لمؤسستك أو نشغّلها، قد نتعامل مع بيانات شخصية تخص موظفيك أو عملاءك نيابةً عنك. نفعل ذلك بموجب اتفاق مكتوب معك، ويحدّد هذا الاتفاق كيفية استخدام تلك البيانات. ويشرح القسم 04 كيف يتم ذلك.

ما لا نفعله

• لا نضع ملفات تعريف الارتباط، ولا نستخدم أدوات التحليل أو التتبع الإعلاني على موقعنا.
• لا نبيع البيانات الشخصية ولا نؤجّرها.
• في عملنا الخاص، لا نتخذ قرارات بشأنك بوسائل آلية يكون لها أثر قانوني أو أثر جوهري مماثل، ولا نبني لك ملفات تعريفية.
• موقعنا موجّه إلى الشركات والبالغين، وليس موجّهاً إلى الأطفال.

الرد الآلي ليس قراراً من هذا النوع. ولا نستخدم حالياً مساعداً آلياً للرد على رسائل الجمهور. وإذا فعلنا فسنحدّث هذه السياسة أولاً، وسيذكر المساعد أنه آلي، وسيمكنك الوصول إلى شخص.

عندما نعمل لصالح عملائنا

بعض خدماتنا أدوات تتعامل مع زبائن عملائنا أنفسهم، مثل رد آلي على رسالة عبر واتساب أو إنستغرام أو فيسبوك ماسنجر أو البريد الإلكتروني أو الدردشة على الموقع، أو نموذج يغذّي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لدى العميل، أو سير عمل ينقل المعلومات بين أنظمته. يوضّح هذا القسم كيف نتعامل مع البيانات الشخصية في هذا العمل، أياً كانت القناة أو الأداة.

• العميل هو من يقرّر

  يقرّر عميلنا لماذا تُستخدم بيانات زبائنه وكيف. وبلغة قانون حماية البيانات، هو «الجهة المسؤولة عن البيانات» (controller)، وعليه أن يخبر زبائنه بكيفية استخدام بياناتهم.

• نعمل بتعليماته

  نبني الأداة ونشغّلها بصفتنا «الجهة المعالِجة» (processor) لدى العميل. لا نتصرف إلا بتعليماته المكتوبة، ولا نستخدم تلك البيانات لأغراضنا الخاصة.

وعملياً يعني ذلك:

• اتفاق مكتوب

  يبدأ كل مشروع باتفاق مكتوب يحدّد البيانات المعنية، وما يجوز لنا فعله بها، ومدة الاحتفاظ بها، والمزوّدين الذين يجوز لنا الاستعانة بهم.

• مزوّدون معتمدون فقط

  قد نستعين بمزوّدين مثل Meta (واتساب وإنستغرام وماسنجر) وZapier وMake وn8n ووسطاء المراسلة ومزوّدي نماذج الذكاء الاصطناعي. لا نستخدم مزوّداً إلا إذا وافق عليه العميل، ونخبره قبل تغيير أي مزوّد. وحيثما يتيح المزوّد ذلك، نوقف استخدام بيانات العميل في تدريب نماذجه.

• الأمان والخروقات

  نحصر الوصول في من يحتاج إليه. وإذا علمنا بخرق يمسّ زبائن أحد العملاء، نبلغ العميل دون تأخير غير مبرَّر ليتمكن من أداء التزاماته.

• طلبات الزبائن

  إذا تعاملتَ مع أداة آلية لدى أحد عملائنا وأردت استخدام حقوقك، فتواصل مع ذلك العميل أولاً. وإذا وصلنا طلب، نحيله إليه ونساعده على الرد.

• عند انتهاء المشروع

  يختار العميل أن نعيد بياناته أو نحذفها، وننفّذ ما ينص عليه الاتفاق.

• المعلومات الحساسة

  إذا تضمّن المشروع معلومات حساسة، مثل التفاصيل الصحية، أو قرارات تؤثر في الأشخاص تأثيراً جوهرياً، فنتفق مع العميل أولاً على ضمانات إضافية، منها المراجعة البشرية.

نساعد عملاءنا على الشفافية مع زبائنهم. فمثلاً يمكن للمساعد الآلي أن يذكر أنه آلي، وأن يضع رابطاً إلى سياسة خصوصية العميل، وأن يتيح طريقة للوصول إلى شخص. ولا نُعدّ رسائل تسويقية لأشخاص لم يوافقوا على استلامها، إلا إذا أجاز القانون ذلك.

ينطبق النهج نفسه على كل قناة وأداة نعمل معها، لا على ما ذُكر هنا فقط. وإذا كان العميل خارج المملكة المتحدة، فنلتزم أيضاً بقانون حماية البيانات المنطبق عليه، ويحدّد الاتفاق أي قانون هو.

من يتعامل أيضاً مع بياناتك

نستعين بعدد محدود من المزوّدين لتشغيل الموقع والبريد الإلكتروني، ولا يتعاملون مع البيانات إلا لتقديم خدمتهم لنا. أما الأدوات التي نستخدمها في مشاريع العملاء فيشرحها القسم 04.

• FormSubmit (formsubmit.co)

  تحويل النماذج

  يستلم ما تكتبه في نموذج التواصل ويحوّله إلى بريدنا الإلكتروني.

• Microsoft Outlook

  البريد الإلكتروني

  يستضيف صندوق البريد الذي تصل إليه الاستفسارات.

• Hostinger

  الاستضافة

  يستضيف الموقع ويسجّل سجلات الخادم.

وقد نشارك بيانات مع مستشارين مهنيين، مثل المحاسبين أو المحامين، ومع الجهات الرسمية حين يشترط القانون ذلك.

تعمل منصات التواصل الاجتماعي والمراسلة بصورة مستقلة. إذا تواصلت معنا عبر واتساب أو لينكدإن أو إنستغرام أو فيسبوك أو يوتيوب، فإن سياسة الخصوصية الخاصة بتلك المنصة تسري على رسالتك. وينطبق الأمر نفسه على أي موقع آخر تحيل إليه صفحاتنا.

النقل إلى خارج المملكة المتحدة

قد يعالج بعض المزوّدين المذكورين في القسمين 04 و05 البيانات خارج المملكة المتحدة، ومنها الولايات المتحدة. وفي هذه الحالة نعتمد على الضمانات التي يشترطها قانون حماية البيانات في المملكة المتحدة، مثل قرارات الملاءمة أو البنود التعاقدية المعتمدة. وفي مشاريع العملاء، يحدّد الاتفاق مع العميل المزوّدين والضمانات المطبّقة. اسألنا إن أردت مزيداً من التفاصيل.

حماية البيانات

يُقدَّم موقعنا عبر بروتوكول HTTPS. نحصر الاطلاع على الاستفسارات وسجلات العملاء في من يحتاج إليها، ونختار مزوّدين يوفّرون مستوى مناسباً من الأمان. وإذا كان من المرجّح أن يعرّضك أي اختراق للبيانات لخطر، فسنبلغك ونبلغ مكتب مفوّض المعلومات في المملكة المتحدة وفق ما يقتضيه القانون.

مدة الاحتفاظ

لا نحتفظ بالبيانات الشخصية إلا للمدة التي نحتاج إليها لتحقيق الأغراض المذكورة أعلاه. يبيّن الجدول في القسم 02 المدد المعتادة، وفي مشاريع العملاء يحدّدها الاتفاق مع العميل. وبعد انقضائها نحذف البيانات أو نجعلها مجهولة الهوية. وإذا طلبت منا حذف بياناتك فسنفعل ذلك، ما لم يوجب القانون الاحتفاظ بها.

حقوقك

بموجب قانون حماية البيانات في المملكة المتحدة، يحق لك ما يلي:

• الاطلاع

  اطلب نسخة من البيانات التي نحتفظ بها عنك.

• التصحيح

  اطلب منا تصحيح أي بيانات غير صحيحة أو ناقصة.

• الحذف

  اطلب منا حذف بياناتك في حالات معيّنة.

• التقييد

  اطلب منا إيقاف استخدام بياناتك مؤقتاً.

• الاعتراض

  اعترض على الاستخدامات القائمة على مصلحتنا المشروعة، وعلى التسويق المباشر في أي وقت.

• النقل

  اطلب الحصول على بياناتك بصيغة قابلة للنقل، أو إرسالها إلى جهة أخرى، حيثما ينطبق ذلك.

لاستخدام أي من هذه الحقوق، راسلنا على info@intellvate.com. سنرد خلال شهر واحد. لا نفرض رسوماً في العادة، وقد نطلب منك التأكد من هويتك قبل أن نشارك أي بيانات.

وإذا كنا نحتفظ ببياناتك نيابةً عن أحد عملائنا، فتواصل مع ذلك العميل أولاً (انظر القسم 04).

الشكاوى

إذا لم تكن راضياً عن طريقة تعاملنا مع بياناتك، فأخبرنا أولاً على info@intellvate.com. سنؤكد استلام شكواك خلال 30 يوماً وننظر فيها.

ويمكنك أيضاً تقديم شكوى إلى مكتب مفوّض المعلومات في المملكة المتحدة (ICO) عبر ico.org.uk/make-a-complaint أو على الرقم 0303 123 1113.

إذا كنت خارج المملكة المتحدة

مقرّنا في المملكة المتحدة. نطبّق قانون حماية البيانات البريطاني، كما نلتزم بقوانين حماية البيانات الأخرى متى انطبقت على نشاطنا، بما فيها اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي. لا يحدّ هذا الإشعار من أي حقوق يمنحك إياها القانون المنطبق عليك. يمكنك التواصل معنا بشأن حقوقك، وتقديم شكوى إلى الجهة الرقابية المختصة حيث يتيح القانون ذلك.

تغييرات هذه السياسة

قد نحدّث هذه السياسة من وقت لآخر، ويوضّح التاريخ في أعلى الصفحة آخر تعديل. وإذا أجرينا تغييراً جوهرياً فسنذكر ذلك في هذه الصفحة.

Who we are

Intellvate Ltd (“Intellvate”, “we”, “us”) is an AI consultancy based in Nottingham, United Kingdom. We are registered in England and Wales under company number 17464871. We are the controller of the personal information described in this policy, which means we decide how and why it is used.

This policy covers intellvate.com, its links page, and the messages you send us by email, WhatsApp or social media. For anything about your information, email info@intellvate.com.

What we collect and why

We collect only what we need for the purposes below.

The periods in the table apply to the messages and records we hold ourselves. Run histories kept by our automation tools, and backups, follow their own settings and can differ. We will state those periods here once we have confirmed them.

The Solution Planner runs in your browser. Your answers stay on your device unless you choose to use them in a consultation request.

When we build or run a tool for your organisation, we may handle personal information about your staff or customers on your behalf. We do that under a written agreement with you, and that agreement sets out how the information is used. Section 04 explains how this works.

What we don’t do

• We do not set cookies or use analytics or advertising trackers on our website.
• We do not sell or rent personal information.
• In our own business, we do not make decisions about you by automated means that have legal or similarly significant effects, and we do not build profiles of you.
• Our website is for businesses and adults, and is not aimed at children.

An automated reply is not a decision of that kind. We do not yet use an automated assistant to answer messages from the public. If we do, we will update this policy first; the assistant will say that it is automated, and you will be able to reach a person.

When we work for our clients

Some of our services are tools that deal with our clients’ own customers. Examples are an automated reply to a message on WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, email or website chat; a form that feeds a client’s CRM; or a workflow that moves information between a client’s systems. This section explains how we handle personal information in that work, whichever channel or tool is involved.

• The client decides

  Our client decides why and how its customers’ information is used. In data protection terms, the client is the “controller”, and it is responsible for telling its customers how their information is used.

• We follow instructions

  We build and run the tool as the client’s “processor”. We act only on the client’s written instructions, and we do not use that information for our own purposes.

In practice, that means:

• A written agreement

  Every project starts with a written agreement that sets out what information is involved, what we may do with it, how long it is kept and which providers we may use.

• Approved providers only

  We may use providers such as Meta (WhatsApp, Instagram and Messenger), Zapier, Make, n8n, messaging intermediaries and AI model providers. We use a provider only if the client has agreed to it, and we tell the client before we change one. Where a provider lets us, we switch off the use of client information to train its models.

• Security and breaches

  We limit access to the people who need it. If we become aware of a breach affecting a client’s customers, we tell the client without undue delay so that it can meet its own duties.

• Requests from customers

  If you have dealt with one of our clients’ automated tools and want to use your rights, contact that client first. If a request reaches us, we pass it on and help the client to respond.

• When a project ends

  The client chooses whether we return or delete its information, and we do what the agreement says.

• Sensitive information

  If a project involves sensitive information, such as health details, or decisions that significantly affect people, we agree extra safeguards with the client first, including human review.

We help clients be open with their customers. For example, an automated assistant can say that it is automated, link to the client’s privacy notice and offer a way to reach a person. We do not set up marketing messages to people who have not agreed to receive them, unless the law allows it.

The same approach applies to every channel and tool we work with, not only the ones named here. If a client is based outside the UK, we also follow the data protection law that applies to that client, and the agreement says which law that is.

Who else handles your information

We use a small number of providers to run the website and our email. They handle information only to provide their service to us. The tools we use in client projects are covered in section 04.

• FormSubmit (formsubmit.co)

  Form relay

  Receives what you type into the contact form and forwards it to our inbox by email.

• Microsoft Outlook

  Email

  Hosts the inbox where enquiries arrive.

• Hostinger

  Hosting

  Hosts the website and records server logs.

We may also share information with professional advisers, such as accountants or lawyers, and with authorities where the law requires it.

Social media and messaging platforms act independently. If you contact us on WhatsApp, LinkedIn, Instagram, Facebook or YouTube, that platform’s own privacy policy applies to your message. The same goes for any other website our pages link to.

Transfers outside the UK

Some of the providers named in sections 04 and 05 may process information outside the UK, including in the United States. When that happens, we rely on the safeguards UK data protection law requires, such as an adequacy decision or approved contract terms. In client projects, the agreement with the client lists the providers and the safeguards that apply. Ask us if you would like more detail.

Keeping it secure

Our website is served over HTTPS. We limit access to enquiries and client records to the people who need them, and we choose providers that offer appropriate security. If a breach is likely to put you at risk, we will tell you and the Information Commissioner’s Office as the law requires.

How long we keep it

We keep personal information only as long as we need it for the purposes above. The table in section 02 gives the usual periods; for client projects, the agreement with the client sets them. After that we delete or anonymise it. If you ask us to delete your information, we will do so unless the law requires us to keep it.

Your rights

Under UK data protection law you can:

• Access

  Ask for a copy of the information we hold about you.

• Correction

  Ask us to fix information that is wrong or incomplete.

• Erasure

  Ask us to delete your information in certain cases.

• Restriction

  Ask us to pause how we use your information.

• Objection

  Object to uses based on our legitimate interests, and to direct marketing at any time.

• Portability

  Ask for your information in a portable format, or sent to another organisation, where this applies.

To use any of these rights, email info@intellvate.com. We will reply within one month. We do not usually charge a fee, and we may ask you to confirm who you are before we share information.

If we hold your information on behalf of one of our clients, please contact that client first (see section 04).

Complaints

If you are unhappy with how we have handled your information, tell us first at info@intellvate.com. We will acknowledge your complaint within 30 days and look into it.

You can also complain to the Information Commissioner’s Office (ICO) at ico.org.uk/make-a-complaint or on 0303 123 1113.

If you are outside the UK

We are based in the United Kingdom. We apply UK data protection law and comply with other data protection laws where they apply to our activities, including the EU GDPR. This notice does not limit any rights available to you under applicable law. You may contact us about your rights and complain to the relevant supervisory authority where the law permits.

Changes to this policy

We may update this policy from time to time. The date at the top shows when it last changed. If we make a material change, we will say so on this page.